Warenbeschaffung
Die Pflege eines Chemikalienverzeichnisses beginnt mit der Beschaffung der Produkte. Mit GoeChem erhalten Sie ein vollwertiges Warenbeschaffungmodul inkl. der Möglichkeit einer elektronischen Datenübertragung zum Lieferanten oder in eigenes ERP-System. Auch haben Sie die Kostenkontrolle über die Finanzquellenverwaltung und ein Rechnungseingangsmodul für die Ermittlung des Mischpreises der internen Warenwirtschaft...Die Funktionen im Überblick
- e-Procurement
- Anbindung zum Online-Shop des Händlers durch Punchout oder OCI
- Nutzung verschiedener Protokolle zur Übertragung des Bestellauftrages (SMTP(s), HTTP(s))
- Einbindung externer Katalogdateien
- Rahmenbestellungen, Terminbestellungen
- Automatischer Übertrag ins Gefahrstoffkataster
- Möglichkeit verschiedener Genehmigungsworkflows innerhalb einer Organisation
- Möglichkeit zur Synchronisation mit dem bestehenden hausinternen ERP-System
Gründe für e-Procurement
Mehr Zeit für strategische Aufgaben!
Im herkömmlichen Beschaffungsprozess werden hohe Zeitressourcen durch innerbetriebliche Genehmigungsverfahren und schriftliche Bestellungen beim Händler verschwendet. Auch nach Erhalt der Ware ist buchhalterischer Aufwand nötig.
Werden noch veraltete Print-Kataloge oder Preislisten genutzt, kann dies zu Irritationen bei der Kalkulation des Beschaffungspreises führen. Die Beibehaltung traditioneller Warenbeschaffung beschränkt die Flexibilität und führt damit zu einem unnötigen Kostenaufwand – besonders bei Beschaffung von C-Teilen. Durch die digitale Abwicklung von Bestellprozessen lässt sich der Wareneinkauf deutlich beschleunigen und nimmt weniger Ressourcen in Anspruch. Für Verhandlungen mit den Händlern können Sie auf eine aktuelle Datengrundlange zurückgreifen.
Der Weg zu einem Bestellauftrag
1. Warenkorb erstellen
Mit GoeChem können Sie über folgende 4 verschiedene Wege einen Warenkorb erstellen:
- Online-Shop Schnittstelle: Bei diesem Verfahren können Anwender über GoeChem den eingerichteten Online-Shop nutzen. Durch die zusätzlichen Parameter, die der Zielshop erhält, wird dort keine Bestellung, sondern ein Warenkorbtransfer zurück zum GoeChem-System initiiert. Anschließend können die Dateen für den weiteren internen Prozess verarbeitet werden.
Der Vorteil dieser Schnittstelle sind die aktuellen Datensätze des Händlers, die sonst zeitaufwendig über einen Katalogimport aktualisiert werden müssen. - lokale Katalogdaten: Können die Händler kein OCI oder Punchout anbieten oder haben die Händler keinen Shop, so können Sie die Katalogdaten als Exceltabelle oder Textdatei (Tab oder Kommasepariert=csv-Datei) importieren. Die Anwender haben bei der Suche in den lokalen Katalogdaten zugriff auf alle importierten Katalogdaten, sodaß auch ein Preisvergleich möglich ist.
- online Katalogdaten: Für diese Art muss eine Schnittstelle zum Online-Shop zur Verfügung stehen und der Händler MUSS die Funktion „Background-Search“ zur Verfügung stellen. Die Suchabfrage erfolgt dann im Hintergrund durch eine Ticketverarbeitung, da die Zusammenstellung des Suchergebnisses zeitaufwendig sein kann. Bei diesem Verfahren werden AUCH die lokalen Katalogdaten mit berücksichtigt, sodaß auch hier ein Preisvergleich möglich ist.
- Freitextbestellung: Diese Art kommt für Ihre Anwender nur in Frage, wenn keine der ersten 3 Varianten zutrifft.
2. Bestellauftrag erstellen
Nach Erstellung des Warenkorbes kann dieser zu einem Bestellauftrag umgewandelt oder für eine Bestellung freigegeben werden, sollte der Anwender nicht bestellberechtigt sein. Für einen Bestellberechtigten ist es möglich, mehrere Warenkörbe eines Händlers zu einem Bestellauftrag zusammenzufassen.
Durch eine Optionale Anbindung an ein ERP-System kann der Bestellauftrag auch dort angelegt werden, um dort weitere buchhalterische Schritte vorzunehmen, die dann in GoeChem nicht weiter erfolgen sollen. Dies wird dann durch die Synchronisation mit dem ERP-System erfolgen, sodaß beide Systeme immer auf dem gleichen Stand sind.
Zu jeder Bestellung können Dokumente wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Liefermitteilungen oder Vergabevermerkte hinterlegt werden.
3. Wareneingang
Wird zu einer Bestellung ein Wareneingang gebucht, so erfolgt der Übertrag der Daten in das Chemikalienkataster, sollte dies bei der Bestellung festgelegt worden sein. Informationen zu Analysenzertifikaten und Chargennummern lassen sich zur Bestellung intergieren und werden mit den Produktdaten verknüpft. Sollten diese für Zubereitungen verwendet werden, kann bei Qualitätsproblemen nach dem Ursprung des Problems nachgeforscht werden.